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企業間での情報伝達ツール|ウェブメールの活用方法をリサーチ

転送サービスの利用

選ぶ際の基準

ファイル

大容量のファイルのやりとりを行いたいと考えるならファイル転送サービスの利用をおすすめします。
ファイル転送サービスとはメールなどの添付では送ることのできない大容量のファイルの転送を目的としたオンラインストレージサービスで、その手軽さから企業や会社だけでなく個人で利用する人の数も増えています。
ファイル転送サービスも様々な数の種類があるので、慎重に選び方を考える必要があります。
選ぶ基準としては転送できるファイルの容量の上限や、転送にかかる速度、セキュリティの管理、情報漏洩の対策の有無、ログの確認の有無、サービスの利用にかかる値段などが挙げられます。
ファイルの容量の上限はサービスの規模によって変わってきますが、基本的には1GBから5GBといったところが標準です。
転送速度もサービスによって様々ですが、基本的にアップロードもダウンロードも5分以内で行われていることが多いです。
またファイル転送サービスが行っているセキュリティは主に通信の暗号化やファイルの暗号化、ウイルスチェックなどを管理しており、これらのおかげで利用者は安心してファイルのやりとりを行えます。
情報漏洩対策としてはデバイス認証やIPアドレスの制限などを行っています。
これにより外部からの侵入や漏洩を阻止することができます。
またログを残しておくことで事故が発生した時でも、ログをさかのぼり原因をすぐに特定することが可能になります。
サービス利用にかかる値段も様々ですが、基本的に月額料金になります。

セキュリティ面も安心

ファイル

企業が取引先などとの業務を円滑にするために、作成した電子データを送ることが、ほとんどの企業で行われています。
こうした電子データは、毎年そのファイルサイズが大きくなってきており、メールシステムの制限で添付できなくなってきています。
こうした中で、大きなサイズの電子データを複数の企業間で送信することができる、ファイル転送サービスが利用されてきています。
ファイル転送サービスは、数百メガバイト以上のファイルを、専用ホームページなどにアップするだけで、登録した先でダウンロードできるサービスです。
もちろん電子データを送るだけではなく、ファイル転送する際のセキュリティ対策も、しっかり対応しているところも、その特徴の一つになっています。
ファイル転送サービスにアップした段階で、自動的に暗号化する機能はもちろん、ファイル自体にパスワードを掛けることもできます。
パスワードや復号化する方法などは、別の方法で送ることもできるので、さらにセキュリティを高めることができます。
また送信した実績をログという形で、保存していますので、過去にさかのぼっていつ送信したか分かるようになっています。
これは企業によってコンプライアンス上、検査などが入った時に、対応することができるサービスなのです。
このようにファイル転送サービスは、企業間で電子データを送信するだけではなく、セキュリティ面やコンプライアンス面でも、対応しているサービスなのです。

添付メールより簡単で迅速

ファイル

文書や画像などのデジタルデータを離れた場所にいる相手に送る場合は、電子メールに添付して送付するというやり方が一般的です。
しかし、この方法には課題が1つあります。
それは、ファイルサイズが大きくなるにつれて受信速度が低下し、相手先のパソコン等に負荷をかけてしまうことです。
スペック次第では他の作業ができなくなってしまうこともあります。
こうした課題を解決できるとして人気を集めているのが、ファイル転送サービスです。
これは、データファイルを送り手がサービス事業者のサイトにアップロードし、受け手がダウンロードすることでファイルのやり取りが行えるというものです。
ファイル転送サービスが人気となっている理由は、扱えるデータの容量が非常に大きいという点にあります。
転送可能なファイルサイズはだいたい数百メガバイト、業者によっては数十ギガバイトにも達します。
それでいて、ダウンロードに要する時間はメールの受信よりもずっと短時間で済みます。
大量のデータファイルであれば、DVDやUSBメモリなどの外部記憶媒体に収録して送付するというやり方もあります。
ただ、この場合だとファイルをコピーする手間や媒体の配送に一定の時間が必要です。
その点、ファイル転送サービスであれば指定のURLを訪れてファイルをドラッグ&ドロップするだけで送信側の手続きは済んでしまうので、非常に簡単です。
この手軽さもファイル転送サービスの人気の理由となっています。