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企業間での情報伝達ツール|ウェブメールの活用方法をリサーチ

企業間でファイルを送る

セキュリティ強化も大切

ファイル

企業間で電子データを送ることが、通常のビジネスとして重要になってきました。
しかし、その際に利用されているのが、ファイル転送サービスです。
通常メールに添付して電子データを送りますが、メールボックスの容量問題などから、大きなサイズのファイルは送れないようになっています。
こうした状況の中で、かなり大きなファイルサイズの電子データを送れるサービスが登場し、ファイル転送する際に利用されています。
多くの会社がサービスを提供していますが、企業としてどのサービスを選ぶべきかというポイントをいくつか紹介します。
まず最初に、セキュリティ対策が大きな経営課題にもなっている現在ですので、暗号化に対応したサービスを選ぶべきです。
これは何らかの問題でファイル転送中に電子データが外部に漏れたときに、その内容を秘匿するためにも必要なことになっています。
また暗号化を解除するパスワードを別の仕組みで送れるようになっている場合も、セキュリティ面では有効といえます。
あと送ったり受け取ったりした履歴を、きちんと残せて、さらにログとしていつでも取り出せるようになっているとさらに良いです。
次にファイル転送時のサービスについて、ある程度の大きさまでは無料となっているところが多いです。
しかし、ここでも注意が必要です。
利用する頻度はもちろんなのですが、無料でどこまで使えるかということも重要になっているので、きちんとサービス内容を把握すべきです。
このように電子データのやり取りが重要になっている現在のビジネス環境だからこそ、ファイル転送サービスはきちんと選ぶようにしましょう。

セキュリティへの配慮を

ファイル

大容量のファイルをメールに添付して送信すると、業務に支障をきたすことがあります。
ファイル転送サービスを利用すれば、社内にも社外にも気兼ねなく大容量のファイルを送信できます。
最近ではUSBメモリやパソコン本体を紛失し、深刻な情報漏洩を引き起こすケースが見られます。
ファイル転送サービスは、そうしたリスクを避けるためにも有効です。
無料のファイル転送サービスも提供されていますが、ビジネスで使うにはセキュリティ面が不安だということから、有料のサービスを利用している会社も数多くあります。
有料サービスなら信頼性は高いと言えますが、人的ミスを防げるわけではないので注意が必要です。
たとえば社外秘のファイルをうっかり社外に送信すれば、取り返しのつかないダメージを負う恐れがあります。
転送先のアドレスを打ち間違えて、関係のない第三者にファイルが届く可能性もあります。
こんなときパスワード機能がついている有料のファイル転送サービスなら、万が一転送先を間違えても、パスワードがなければファイルを開けないようになっています。
ファイルを受信するときにも、悪意のあるデータを開かないように気をつけてください。
セキュリティシステムが充実しているからといって、無条件に安心することはできません。
相手のアドレスや内容を確認し、自分自身で安全性を判断することが大切です。
個人で利用するとき以上に、ビジネスでの利用にはセキュリティへの配慮が求められます。

サイズが大きくても送信可

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ビジネスシーンで活用すると便利なサービスの一つにファイル転送があります。
これは業者が提供しているもので、パソコンで使うデータを相手に送り届けるために使用します。
データを送り届けるにはメールに添付する方法も有名ですが、その場合は添付できるファイルのサイズに制限もあり、大きなサイズを送るのは難しいと言わざるを得ません。
ファイル転送サービスならギガバイト単位のデータも問題なく送ることができますから、メールを活用するのに比べて色々な場面で役に立ちます。
業務でファイル転送サービスを使うことは、セキュリティの観点からも有効です。
大きなデータを持ち運ぶ手段としてUSBメモリがありますが、これは使い勝手に優れているものの、無くしやすいという欠点があります。
本体が小さいため何かの拍子で見失いやすく、データ流出の恐れを考えると使わないほうが良いでしょう。
その点、ファイル転送サービスではアクセス用のリンクを送るだけなので、無くすことはありません。
相手がダウンロードする時にはパスワードの入力を求めることもでき、第三者が勝手にデータを盗んでしまうといったことも防げます。
サーバーでの保管時にはファイルが暗号化されているため、残したままのデータが覗かれる心配もなく安心して使えるサービスです。
主にデータを誰かに送るために使われるファイル転送サービスですが、自分に送るといった使い方もできます。
ある端末内のデータを他の端末へ移動させたい時に使うととても便利です。