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企業間での情報伝達ツール|ウェブメールの活用方法をリサーチ

利便性の高い電子メール

どのPCからでも利用可能

Eメール

電子メールは今や現代社会における情報交換ツールとして中心的な役割を果たしていますが、特にビジネスの世界で普及が著しいのがウェブメールです。
ウェブメールとは、ウェブブラウザを使ってメッセージの送受信等を行う電子メールです。
フリーメールと呼ばれる無料サービスがよく知られていますが、ビジネスユースに特化した有料サービスも存在します。
インターネットプロバイダと契約することで利用できる一般的な電子メールは、専用のメールソフトを端末にインストールし、初期設定を行わないと使用することができません。
一方、ウェブメールの場合はサービス事業者からメールアドレスやログインIDの交付を受け、パスワードを設定すればインターネット上のメールボックスにアクセスするだけで利用することができます。
そのため、ウェブメールは使用する端末が限定されないという特徴を持っています。
インターネットに接続できる環境さえあれば、職場のパソコンだけでなく自宅や外出先などでも送受信等の作業を行うことができます。
また、最近ではスマートフォンからのアクセスも可能な製品が出回っています。
こうした特徴は、メール関連事務の利便性を高めるのに大いに役立ちます。
出先で緊急のメールを受信したい時や、過去の受信済メールを閲覧したい時でも、特定のパソコンをいちいち持ち歩く必要がありません。
また、ID等を共有すれば誰でもメールボックスにアクセスできることから、部・課といったグループ内での情報伝達・意思統一の迅速化も図ることができます。

多彩な活躍方法

Eメール

ウェブメールは個人向けのものというイメージが大きいのですが、これを企業に所属している方の正式なメールアドレスとして利用することが、人気を集めています。
これはメールシステムが、特に中小の企業ではコスト増につながりやすいということ以外にも、その利便性の高さが注目されているからになります。
ウェブメールは名前の通り、インターネットに接続できる環境があり、ブラウザがあれば利用できるというのは、誰もがわかるメリットになります。
これは同時に、メールがきちんと保存されていることを示すことでもあり、PCが無くてもメールが確認できるのです。
これは取引先はもちろん、社内でもコミュニケーション手段として幅広く使われている、メール自体の運用性を高めることになります。
また、最近ではウェブ上でのシステムが一般的になり、これらのウェブメールと親和性が高くなってきているのも人気の理由の一つです。
ウェブメールからスケジュールを登録したり、何人かと会議を行うことはもちろん、同時に資料作成などもしやすくなってきています。
もちろんチャット機能と融合させることにより、簡単なコミュニケーションはチャットで行い、議事録などをウェブメールで送るということも可能です。
このようにウェブメールは、単純にメールだけを利用するのではなく、ウェブを利用した各種システムと融合することで、企業に大きなメリットを与えることができるのです。
使い方次第で利便性は高まるので、上手く活用しましょう。

受信も閲覧も簡単

Eメール

以前に受け取ったメールの内容をチェックする必要が生じたが、外出先なのでオフィスのパソコンにアクセスすることができない、こんな経験をしたことのある人は少なくありません。
こうした課題を解決してくれるのが、ウェブメールというサービスです。
ウェブメールは、ウェブブラウザ上でメッセージの受信や送信、閲覧といったすべての作業ができるツールです。
使用端末ごとに初期設定をする必要がなく、インターネットに接続できる環境があればすぐに使えます。
メッセージは個々のハードディスク内ではなくサービス事業者のサーバ内に保管されるため、たとえばオフィスで受け取ったメールを自宅で読み返しながら返信する、といった作業も簡単に行えます。
ウェブメールはビジネス利用に適した製品が多くの事業者から販売されています。
機能も多種多様ですが、事業者を選ぶ際は特にセキュリティに注目するようにします。
メッセージを利用者自らが保存しないということはデータの消失や破損等のリスクを低減させるのに役立ちますが、その一方で事業者のサーバ自体の安全性が確立されている必要があります。
マルウェア対策はもちろん、電源喪失等の事故に対するバックアップ体制が整っているかどうかが事業者選びの重要なポイントとなります。
また、大きな組織でウェブメールを利用する際は、セクションごとに独自のドメインやサブドメインを自由に設定できると便利です。
こうしたサービスに対応しているかどうかも事業者選びのポイントになります。